Após seis meses de implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na Secretaria de Estado da Educação (Seduc) e com o advento da pandemia de Covid-19, servidores e o público em geral usufruem dos benefícios da virtualização dos processos promovida pelo Governo do Piauí e abraçada pela gestão da secretaria.

O SEI foi escolhido como a solução de processo eletrônico no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, e têm sido implantado em vários órgãos e entidades das mais variadas esferas administrativas. No Piauí, a implantação do sistema teve início em março de 2019, sendo regulamentado por meio do decreto nº 18.142/2019. Já na Seduc a formação dos primeiros grupos de servidores e termo inicial de implantação do SEI ocorreram em novembro de 2019.

O servidor José Vieira, apoio do Banco de Dados da 21ª Gerência Regional de Educação (GRE), relata que as dificuldades iniciais encontradas na nova sistemática foram solucionadas com o apoio e treinamento.

"Hoje vemos o SEI como o sistema que veio para ajudar e solucionar muitos problemas, como a economia de papel, a facilidade na criação de processos assim como a agilidade em sua tramitação dentre escolas, GRE e Seduc. O SEI veio proporcionar economia, praticidade e agilidade, principalmente nesse período de pandemia em que estamos vivendo e precisamos realizar nosso trabalho de casa. O sistema nos dá essa oportunidade uma vez que todo o trabalho é feito online. Mesmo de quarentena, sem sair de casa, é possível abrir um processo no sistema, enviar para a Seduc e receber o retorno", comemora José Vieira.

No momento atual em que vivemos, para seguir as diretrizes estabelecidas pelos órgãos de saúde para que seja estimulado o isolamento social, evitando o deslocamento de pessoas no período de disseminação do Covid-19, a Seduc realizou a redução das equipes de trabalho e a execução de suas atividades em regime de Teletrabalho (Home Office). O uso do Sistema Eletrônico de Informações, dentre outras formas de trabalho remoto disponíveis, está sendo fundamental para que a rotina de trabalho do órgão se mantenha.

A servidora do Apoio do Gabinete da Seduc, Régina Rodrigues, enfatiza que o SEI foi essencial para que a equipe desempenhe o trabalho em sistema home office, durante o período da pandemia.

"Nós realizamos as atividades de forma online: Abertura de processos, encaminhamentos, ofícios, inclusive os documentos são também assinados de maneira virtual de onde as pessoas estiverem. Podemos acompanhar todo o andamento do processo, logo o nosso setor permanece trabalhando de forma ativa, mesmo cada um em sua residência e, de forma segura, respeitando as regras da quarentena", completa Régina Rodrigues.

Serviços como o Protocolo da Seduc recebem processos eletronicamente desde 02 de fevereiro de 2020. Todas as demandas do cidadão comum, que não tem acesso ao SEI, podem ser encaminhadas por e-mail. Para dar entrada em processo, os documentos precisam ser escaneados em um único arquivo PDF (única extensão aceita pelo Sistema).

A analista de suporte a sistema, da Gerência de Tecnologia de Informação da Seduc (GTI), Samara Ramos, explica que o servidor conta com uma gama de ferramentas para se apropriar do conhecimento a respeito do SEI.

"Além das formações presenciais já realizadas desde o ano passado, contamos com diversas possibilidades de aquisição de conhecimento sobre o sistema SEI por parte do servidor público. Dispomos de um ambiente de formação interativo e simplificado, um site próprio desenvolvido pelo Governo do Piauí com vídeos, tutoriais e novidades. Formatamos e estamos disponibilizando manuais específicos para os funcionários da Seduc e também contamos com um canal no Youtube chamado Colaborativismo. Por fim está sendo desenvolvida a ferramenta SEI_tira-dúvidas, a ser utilizada pelo usuário em horário de expediente",  relata a analista. 

Quais são os benefícios do SEI

Os usuários internos e externos podem receber e acompanhar processos online, assinar contratos e outros documentos eletronicamente;

- Práticas inovadoras de trabalho serão desenvolvidas, voltadas ao aumento da produtividade e à diminuição do uso do papel;

- O SEI é um sistema intuitivo, estruturado e com boa navegabilidade e usabilidade;

- O SEI permite total portabilidade, sendo 100% na Internet, com acesso remoto por meio de notebooks, tablets e smartphones;

- Os fluxos de processos poderão ser melhorados, tramitando, ao mesmo tempo, em várias áreas da SEDUC, ou eliminando trâmites em níveis hierárquicos desnecessários;

- Economia nos contratos de compra de papel; em outsourcing, material de escritório e serviço de postagem, redução de custos em logística e transporte de documentos, e permite maior produtividade, rapidez, transparência e segurança aos trâmites administrativos.

Com a implantação do SEI, a Seduc está reduzindo substancialmente o uso do papel. Essa iniciativa otimizará as rotinas de trabalho, favorecerá o trabalho colaborativo e reduzirá gastos, contribuindo para a construção de um ambiente mais sustentável.

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